Nederlands
English
Partij Administratie
Bij AGF bedrijven heb je veelal te maken met partijhandel, zowel uit binnen- als buitenland. Van deze partijen wil je natuurlijk altijd en overal de status inzichtelijk hebben. Is er nog voorraad? Welke kosten zijn er op de partij geboekt? Kan de partij al uitgemeld worden? Allemaal vragen die real-time beantwoord worden via de partijkaart in Foodware 365. Bij alle processen binnen de keten van import, logistiek en productie tot aflevering bij de retailer kunnen de kosten per handeling worden doorgevoerd naar de specifieke partij. Het geeft antwoord op vragen die normaliter alleen op bedrijfsniveau kunnen worden beantwoord op grootboekniveau, maar nu inzichtelijk worden gemaakt op partij- en zelfs lotniveau.
Snel, flexibel en betrouwbaar
Met Foodware 365 worden het commerciële en financiële systeem met elkaar geïntegreerd. Enerzijds moet het systeem snel en flexibel zijn voor de commerciële afdelingen, maar financieel gezien moet het ook vooral betrouwbaar zijn. Een totaaloplossing waarin dit beiden geborgd is, is dus een must voor ieder AGF bedrijf dat adequaat wilt reageren op continu veranderende marktomstandigheden. Cruciaal is dat je te allen tijde beschikking tot alle en de juiste data hebt en hier op kunt acteren, zodat je groei kunt faciliteren.
Een greep uit de mogelijkheden in Partij Administratie
Import
Afspraken met leveranciers en telers worden vastgelegd in zogenaamde partijcontracten. Deze fungeren als een template voor inkooporders om daarmee een bepaalde workflow voor inkooporderentry af te dwingen. Vanuit externe partijen als leveranciers, rederijen, teler coöperaties, overheidsdiensten en keuringsdiensten worden documenten opgestuurd. Die worden gebundeld in een dossier dat centraal inzichtelijk moet zijn. In dit dossier staan alle gegevens van een partij: verwachte aantallen en verschijningsvorm, maar ook de reisgegevens, boten en aankomsthavens. Verwachte aantallen in aanvoer kunnen vervolgens afgezet worden tegen commerciële beloftes aan de afvoer kant. Op de leverancierskaart wordt gekoppeld welke kwaliteit nodig is en welke certificaten verwacht worden. Vervolgens krijg je van de leveranciers een lijst met wat er geleverd wordt, zodat je de telers en de voorcalculatorische kosten kunt registreren.
Voorcalculatie van kosten
Met Foodware 365 borg je de voorcalculatie van kosten met betrekking tot de import en de automatische budgettering van inkoopkosten naar grootboek in één systeem. Minder fouten en geen dubbel werk meer dus, maar volledig geautomatiseerd. Iedereen wordt hiermee in een bepaalde workflow gedwongen, zodat alles daadwerkelijk wordt geregistreerd. Het levert overigens geen extra werk op, maar het biedt een flexibele en makkelijke manier van orders inleggen, wat automatisch leidt tot een correcte budgettering.
Certificaten
Telers beschikken over verschillende certificaten waarin is opgenomen voor welke keurmerken zij gecertificeerd zijn en voor welke producten dit van toepassing is. Als blijkt dat bij binnenkomst van een partij de certificaten niet de juiste match zijn qua kwaliteitseisen, en dit aantal hetgeen is dat beloofd is aan de klant, dan heb je een tekort. Het kunnen managen van deze certificaten is dus een must. Bepaalde telers zijn wel gecertificeerd, anderen niet, je hebt te maken met verlopende certificaten of certificaten voor bepaalde artikelgroepen. Foodware 365 weet exact welke producten van welke telers wel of niet gecertificeerd zijn voor welke klanten. Deze informatie wordt gebruikt bij het alloceren van partijen aan klanten en eventueel daarna, bij het ontstaan van mogelijke conflicten.
Kwaliteitskeuring
De kwaliteitskeuring is over het algemeen een standaard onderdeel van het ontvangstproces. Met tablets kunnen foto's van de producten worden gemaakt. Het partij dossier wordt dan automatisch uitgebreid met zeer specifieke kwaliteitsrapporten (inclusief residu-eisen) en foto's. De foto's worden draadloos en real-time geregistreerd in het systeem, zodat het overal in Foodware 365 benaderbaar is. Zo heeft afdeling verkoop direct inzicht in de kwaliteit van de te verkopen producten en kan op basis hiervan een goede commerciële beslissing worden genomen. Zo wordt de klanttevredenheid geborgd en het risico op claims geminimaliseerd. Ook periodieke of uitgaande kwaliteitskeuringen en keuringen van externe keurmeesters zijn te koppelen aan het partij dossier.
Rijpen van producten
In Foodware 365 heb je inzicht in alle informatie rondom het rijpen van je producten. Je kunt de rijpcellen inplannen op basis van de aanvoer, je kunt continu op detailniveau registreren wat de rijpstatus is en je kunt het beoogde eindmoment voor verkoop flexibel registreren. Op basis van al deze informatie kun je de verkoop dus ook gaan plannen.
Conflicten
Als het resultaat van een kwaliteitskeuring tegenvalt en buiten de range valt die de klant accepteert, dan krijg je als leverancier te maken met conflicten. Maar ook wanneer een telercertificaat verloopt ten tijde van levering of wanneer er een verkeerde partij wordt gepickt. Foodware 365 beschikt over een alarmerende functie, die betrokken partijen attendeert op het bestaan van een conflict. Het systeem geeft dan inzicht in alternatieven op één centraal scherm: het conflictenscherm.
Gebruik maken van buffering
In veel AGF bedrijven worden aantallen producten apart gezet voor specifieke doeleinden, zoals hun belangrijkste klanten, specifieke verkoopprogramma's of voor de planning van rijpcellen. Hier worden doorgaans dummy verkooporders voor ingelegd. Foodware 365 beschikt over een uitgebreide bufferregistratie, inclusief autorisatie en logging, zodat je achteraf exact kunt inzien wie wat heeft gebruikt voor welke doeleinden.
Toewijzen van voorraad voor verkoop
Met Foodware 365 bieden we inzicht in de voorraad tot op het meest gedetailleerde niveau. Er wordt inzicht gegeven in alle relevante karakteristieken van de voorraad voor verkopers, zoals kwaliteitscodes, residu-eisen en certificaten. Binnen dit toewijsproces zorgt het systeem ervoor dat er alleen partijen besteld worden die binnen de criteria van de klant liggen. Eventuele conflicten na het toewijzen van de voorraad worden ook in kaart gebracht in Foodware 365.
Tracken en tracen van kosten
Net als aan de inkoopzijde, bestaat er aan de verkoopkant eveneens de mogelijkheid om een diversiteit aan kostenstructuren in te richten op artikel- klant- of klantgroepniveau. Denk hierbij aan bonusafspraken, kortingen of gestaffelde transporttoeslagen. Deze zijn uitgebreid te registreren in Foodware 365 en te synchroniseren met het grootboek.
Uitmelden en afrekenen van partijen
Aan het eind van de gehele cyclus worden de partijen natuurlijk ook afgerekend met de leveranciers. De verschillende afrekenmethoden Vastkoop, Commissie, Minimum prijsgarantie of joint account, worden allemaal ondersteund in Foodware 365. Binnen het afrekenen van partijen neemt het systeem alle geregistreerde opbrengsten en kosten (inkoop, verkoop, intern) mee bij het voorstellen van een afrekenprijs voor de teler. Ook uitzonderingen op het standaard proces, zoals vooruitmelden, verkoop in commissie en het apart uitmelden van stortaantallen worden ondersteund door het systeem.
Inzicht in partijresultaten op gedetailleerd niveau
In Foodware 365 heb je te allen tijde real-time op gedetailleerd niveau inzicht in het lopende partij resultaat. Hierin worden alle inkoop-, verkoop- en interne kosten continu real-time naar de partij geboekt. Met Business Intelligence kun je je resultaten vervolgens naar een hoger niveau trekken om zo extra informatie uit je data te verkrijgen. Welke leveranciers en telers presteren het beste binnen één seizoen? Hoe verhouden de verkoopmarges in de verschillende klantsegmenten zich tussen deze leveranciers? Wat zijn de top 10 leveranciers per product-markt combinatie? Wat zijn mogelijke verklaringen voor verschillen tussen leveranciers en hoe kunnen we marges verder optimaliseren?
Op zoek naar andere mogelijkheden van Partij Administratie?
Er is nog veel meer te vinden binnen onze oplossing Foodware 365. Neem gerust contact met ons op, zodat we je verder kunnen helpen.
Meer weten over onze software?
Wij helpen u graag! Vul uw gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.